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１．効率化に必要なこと
・自身の概要から
オフィスでは、様々な業務があります。
私も過去にはシステムエンジニアとしてオフィスで様々な業務をこなしていました。
それに加え、ヘルプデスクの役割もありました。
そこから、さらに、事務の業務の一部を担うようになりました。
・勘違いをしないために
見解は色々あると思いますが、
作業が早い人間に、それまで経験のない作業や本来の職務外の仕事を任せることは、
業務効率化ではありません。
本人にとって、範疇外の業務をやらせることは、本人のモチベーションの低下を招きます。
本人のモチベーションの低下は、その人の他の業務へ影響を及ぼしかねません。
例えオフィスに人が少ないと言っても、
溢れた業務を、担当者以外に任せるのはおすすめできません。
よって、「適材適所」を見定めるのが先決なのです。
２．効率化への一歩
・職場環境の把握
職場というのは、上の者の言うことを下の者が断りにくいという環境にあり、
下の者であった私自身は、自分に無理して本来の自分の業務以外のことを請け負ってしまいました。
経営者からの指示を断ればよかったかもしれませんが、
当時のことを思い返すと、経営者以外の事務の業務量がオーバーしていたと思ったので、
自分が担うことで、その業務負担を少しでも減らせるものならと、断りませんでした。
・本質的な問題を見抜く
そういった中で、よく経営者に言われたのが、
業務の効率化です。
プログラムによって、事務の作業を楽にすることも確かに効率化なんだと思います。
そういうことも私はやってました。
でも、事務作業の一部をプログラムによって自動化しても、
それは本当の意味での効率化ではなく、小手先レベルのものなんだと思います。
・とりあえずも必要
もちろん、プログラム自体が無駄だったり、役に立たないということではありません。
プログラムを使う事務の人からは「とても楽になりました」と声をかけられるようになりました。
小規模オフィスでは、プログラムで改善できる作業・業務というのは、比較的多いと思います。
また、慣習的な作業・業務が横行してる部署等でも、
プログラムはきっと役に立つと思います。
３．さらに踏み込んでみる
・本当に必要なものを見抜く
プログラムで業務が楽になるという点について言えば、
効率化していると言えなくはないですが、
本来的に、そもそも、その業務が必要なのかという点を検討するのが重要です。
というのも、プログラムで業務が楽になりだすと、
別の欲求が生まれるからです。
この別の業務もプログラムで楽になるんじゃないか？
これを私は負のループと呼んでいます。
・観点を変える
プログラムによる業務自動化は、出口が見えない迷路のようで、
プログラムを適宜バージョンアップ等することにより、機能が増えていきがちです。
このように徐々に機能が増えていくと、メンテンス性が低下しやすくなるばかりか、
当初の目的を逸脱したものになりかねません。
あまりにプログラムの機能を充実させると、
プログラム作成者及び利用者の双方にWIN-WINではない、ということが十分にわかりました。
当然、プログラムが必要になる場合がある、ということを否定するものではないです。
４．総論
業務を見直し、それに見合ったシステムの導入を検討する方が、
結果的にはよい場合がある、というがわかりました。
まずは全体を見て、そこから各作業へのつながりを把握するのが重要です。
